Odesílání faktur e-mailem
Aktualizováno
Aplikace posílá e-maily přes poštovní server vašeho e-mailu (SMTP). Nastavíte ho v průvodci nastavením, nebo kdykoli v Nastavení → E-maily. Bez něj nejde fakturu poslat e-mailem a neodcházejí upomínky ani pravidelné faktury.
Nastavení podle poskytovatele
| Poskytovatel | Server | Port a zabezpečení |
|---|---|---|
| Seznam.cz | smtp.seznam.cz | 465, SSL |
| Gmail | smtp.gmail.com | 465, SSL |
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587, STARTTLS |
| Outlook.com | smtp-mail.outlook.com | 587, STARTTLS |
| WEDOS | wes1-smtp.wedos.net | 465, SSL |
U jiného poskytovatele najdete server a port v jeho nápovědě (hledejte „SMTP“). Uživatelské jméno je obvykle celá e-mailová adresa. Tlačítkem Otestovat spojení si nastavení ověříte ještě před uložením.
Gmail a Microsoft 365 při dvoufázovém ověření nepřijmou běžné heslo – vytvořte v nastavení zabezpečení účtu heslo pro aplikace a zadejte to. U Microsoft 365 musí správce účtu povolit „Ověřené SMTP“.
Heslo ukládáme šifrovaně a po uložení ho už nikde nezobrazíme. Pole hesla nechte prázdné, pokud ho neměníte.
Text e-mailu s fakturou
Předmět a text e-mailu s fakturou si upravíte v Nastavení → E-maily. V okně Odeslat e-mailem se předvyplní a před odesláním ho můžete změnit. Použít můžete zástupné symboly jako číslo faktury, částku nebo splatnost.
Přehled odeslaných e-mailů
Každý e-mail, který aplikace odešle – faktury, upomínky, pozvánky i upozornění – najdete v přehledu E-maily, včetně textu, příjemců a příloh. E-maily jednoho klienta jsou i na jeho kartě.
- Když se e-mail nepodaří odeslat (výpadek serveru, špatné heslo), uvidíte štítek Chyba i s důvodem a záznam v historii faktury.
- U pozvánek a obnovy hesla se text z bezpečnostních důvodů neukládá.
Kdy klient fakturu otevřel
Do e-mailu s fakturou nebo upomínkou vkládáme neviditelný obrázek. Když ho poštovní program klienta načte, uvidíte štítek Otevřeno s datem a počtem otevření. Ukládáme jen čas – žádnou IP adresu ani údaje o zařízení. Údaj je orientační: některé programy obrázky blokují, jiné (Apple Mail) je načítají samy. Sledování vypnete v Nastavení → E-maily.
Časté otázky
Proč Gmail nepřijme moje heslo?
Gmail i Microsoft 365 při dvoufázovém ověření vyžadují místo běžného hesla tzv. heslo pro aplikace. Vytvoříte ho v nastavení zabezpečení svého účtu.
Poznám, že klient fakturu otevřel?
Ano, v Odeslaných e-mailech, na kartě klienta i v historii faktury uvidíte štítek Otevřeno. Jde o orientační údaj – některé poštovní programy obrázky blokují.