Doklady e-mailem, elektronické faktury ISDOC a export pro účetní

Od poslední aktualizace jsme se zaměřili na to, co vás při fakturaci zdržuje nejvíc: přepisování dokladů, shánění účtenek a předávání podkladů účetní. Výsledkem je zatím největší balík novinek – tady je přehled.

Účtenky a faktury stačí poslat e-mailem

Každá firma má nově vlastní adresu pro doklady. Účtenku vyfotíte mobilem a pošlete, fakturu od dodavatele jen přepošlete. Za pár minut je doklad v Přijatých fakturách a umělá inteligence z něj přečte všechny údaje.

• Funguje to z mobilu i z počítače, s PDF i s fotkami z iPhonu (HEIC). V jednom e-mailu můžete poslat až 10 dokladů.
• Do zprávy můžete připsat poznámku, třeba „tankování – cesta do Brna“. Uložíme ji k dokladu.
• Na každý e-mail vám přijde potvrzení, kolik dokladů jsme založili, nebo proč ne.
• Doklady mohou posílat vaši kolegové i účetní z adres, které povolíte. Podvržené e-maily poznáme a stejný doklad poslaný dvakrát nezaložíme znovu.
• Všechny přijaté e-maily najdete v přehledu Přijaté faktury → Přijaté e-maily.

Svou adresu najdete v Nastavení → Příjem dokladů. Přes QR kód si ji jedním dotykem uložíte do kontaktů v telefonu. Příjem dokladů e-mailem je součástí tarifů STANDARD a PROFI.

Elektronické faktury ISDOC – bez přepisování, oběma směry

Faktury, které vystavujete: PDF každé vaší faktury teď obsahuje vloženou elektronickou fakturu ISDOC. Odběratel ji otevře jako obvykle a jeho účetní program (POHODA, Money, ABRA, Helios a další) si z ní údaje načte sám.

Faktury, které přijímáte: když vám dodavatel pošle fakturu ve formátu ISDOC (samostatně, jako .isdocx nebo vloženou v PDF), převezmeme z ní údaje přesně tak, jak je vystavil. Nic se nečte z obrázku, takže nevznikají chyby. Takový doklad má v seznamu štítek ISDOC. Funguje to při nahrání v aplikaci (i v tarifu FREE) i u dokladů poslaných e-mailem.

Export pro účetní za celé období

V menu najdete novou sekci Export pro účetní. Vyberete měsíc, čtvrtletí, rok nebo vlastní období a stáhnete vydané i přijaté faktury ve formátu, který vaše účetní potřebuje:

• ISDOC – pro většinu českých účetních programů,
• POHODA XML – přímý import do POHODY, vydané faktury s položkami a sazbami DPH,
• Excel – přehled se součty a rozpisem DPH podle sazeb, a CSV pro český Excel,
• Balíček pro účetní – jeden ZIP se vším: PDF faktur, soubory přijatých dokladů, ISDOC, Excel i XML pro POHODU. Stačí ho poslat účetní.

Ještě před stažením uvidíte, kolik dokladů export obsahuje. Stornované faktury jsou jen v přehledu, aby se omylem nezaúčtovaly. Exporty jsou ve všech tarifech a vaše účetní s rolí Účetní si je stáhne sama.

Přijaté faktury od nahrání až po zaplacení

• Nové tlačítko Schválit a zaplatit v okně kontroly doklad schválí a rovnou ho označí jako zaplacený.
• U schválených dokladů je v seznamu nová ikona $. Doklad jí označíte jako zaplacený a zadáte i datum úhrady. To se pak propíše i do exportů.
• Fotka účtenky se v náhledu zobrazí celá. Kliknutím ji zvětšíte na skutečnou velikost.

Víc prostoru v tarifu FREE

Tarif FREE jsme rozšířili: nově v něm vystavíte 15 faktur a zaevidujete 15 přijatých faktur ročně a máte až 5 klientů v adresáři. Pořád zdarma a bez časového omezení.

A pár dalších vylepšení

• Karta klienta ukazuje na jednom místě jeho faktury, platby i odeslané e-maily, včetně toho, kolik vám dluží.
• V sekci E-maily vidíte všechny e-maily, které aplikace za vás odeslala: faktury, upomínky i pozvánky. U faktur a upomínek uvidíte i to, kdy je klient otevřel.
• Předmět a text e-mailu s fakturou si nastavíte v Nastavení → E-maily, včetně zástupných značek jako číslo faktury nebo částka.
• Pravidelné faktury dovystaví i dny, kdy aplikace z nějakého důvodu neběžela, a bez platného kurzu ČNB fakturu v cizí měně nevystaví.
• Průběžně jsme posílili zabezpečení a opravili řadu drobností, na které jste nás upozornili.

Máte nápad, co by vám v aplikaci ještě ušetřilo čas? Napište nám přes Podporu, každý podnět čteme a mnoho z dnešních novinek vzniklo právě z vašich přání.

Děkujeme, že s námi fakturujete!